Meetingkosten-Rechner

VonOleh Soloninaktualisiert 25. September 2026

Ergebnis

8 Personen für 60 Minuten kosten 307,43 € — bei 48 Terminen im Jahr sind das 14.756,61 €.

Kosten einer Besprechung

307,43 €

Kosten je Minute

5,12 €

Kosten im Jahr

14.756,61 €

Zugrunde gelegter Stundensatz

32,94 € je Person und Stunde, brutto 26,35 €

Entspricht Arbeitstagen

1,17 Arbeitstage je Termin, 56 im Jahr

Rechenweg

8 Personen × (60 Minuten Sitzung + 10 Minuten Vorbereitung) × 32,94 € Vollkosten je Stunde ÷ 60 = 307,43 € je Termin; × 48 Termine = 14.756,61 € im Jahr.

Das Ergebnis ist ein Richtwert und ersetzt keine Beratung.

Was eine Besprechung an Arbeitszeit kostet — inklusive Arbeitgeberanteil und Vorbereitung.

Eine Besprechung kostet die Arbeitszeit aller Beteiligten, und die ist teurer als das Bruttogehalt vermuten lässt. Bei 55.000 Euro im Jahr und 40 Wochenstunden liegt der Stundenlohn bei 26,35 Euro — mit dem voreingestellten Zuschlag von 25 Prozent sind es rund 33 je vertraglicher Arbeitsstunde. Der Zuschlag soll Arbeitgeberanteile und bezahlte Ausfallzeiten abdecken; den passenden Wert entnehmen Sie der eigenen Kalkulation.

Acht Personen eine Stunde lang binden damit gut 260 Euro. Wöchentlich wiederholt sind das über 12.000 Euro im Jahr, und die Vorbereitung ist darin noch nicht enthalten.

So benutzen Sie den Rechner

Tragen Sie die Zahl der Teilnehmer und die Dauer in Minuten ein.
Tragen Sie das durchschnittliche Jahresgehalt der Teilnehmer und ihre Wochenstunden ein.
Tragen Sie den Arbeitgeberanteil in Prozent ein — er macht aus dem Bruttolohn die Vollkosten.
Tragen Sie Vorbereitungszeit und die Häufigkeit im Jahr ein, um die Jahreskosten des Termins zu sehen.

Was jeder zusätzliche Teilnehmer kostet

Jede Zeile ist eine Durchrechnung dieses Rechners mit 60 Minuten Dauer, 48 Terminen im Jahr und den voreingestellten Gehaltsangaben. Die Kosten wachsen streng linear mit der Teilnehmerzahl.

Interessant ist die rechte Spalte: Ein wöchentlicher Termin mit zwanzig Leuten bindet mit der Vorbereitung fast drei Arbeitstage je Termin und 140 Arbeitstage im Jahr; allein die Anwesenheit sind 120 — mehr als eine halbe Stelle.

Durchgerechnet mit diesem Rechner bei 60 Minuten Dauer und 48 Terminen im Jahr.
Teilnehmer	Je Termin	Im Jahr bei 48 Terminen	Arbeitstage je Termin
4	153,71 €	7.378,31 €	0,58
6	230,57 €	11.067,46 €	0,88
8	307,43 €	14.756,61 €	1,17
12	461,14 €	22.134,92 €	1,75
20	768,57 €	36.891,53 €	2,92

Warum der Vollkostensatz höher ist als der Stundenlohn

Zum Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von rund 21 Prozent, dazu Urlaub, Feiertage und Krankheitstage, die bezahlt, aber nicht gearbeitet werden. Den genauen Zuschlag entnehmen Sie der eigenen Lohnabrechnung.

Arbeitsplatzkosten wie Büro, Hardware und Software kommen darüber hinaus und kommen je nach Kalkulation noch obendrauf. Der Rechner lässt sie außen vor, damit die Zahl konservativ bleibt.

Was die Zahl nicht sagt

Ein teures Meeting ist nicht automatisch ein schlechtes: Eine Entscheidung, die sonst drei Wochen liegen bleibt, ist die 260 Euro leicht wert. Die Zahl beantwortet nicht, ob die Besprechung nötig war, sondern was sie kostet.

Nützlich wird sie im Vergleich: dieselbe Runde als Umlaufbeschluss oder als Kurzprotokoll kostet einen Bruchteil. Und sie macht sichtbar, was die Einladung einer weiteren Person tatsächlich bedeutet — bei acht Teilnehmern kostet jeder zusätzliche rund 33 Euro je Stunde.

Quellen

§ 4 ArbZG — Ruhepausen

Stand der Werte: 2026. Die Ergebnisse sind Orientierungswerte und ersetzen keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Welches Gehalt soll ich einsetzen?

Den Durchschnitt der Teilnehmenden. Sitzen Führungskräfte mit am Tisch, verschiebt das den Schnitt deutlich nach oben — und genau deshalb ist ihre Anwesenheit die teuerste Position in jeder Besprechung.

Zählt die Vorbereitung wirklich mit?

Ja, sie ist bezahlte Arbeitszeit wie die Besprechung selbst. Zehn Minuten Vorbereitung je Teilnehmer erhöhen die Kosten einer einstündigen Runde mit acht Personen um rund siebzehn Prozent.

Wie berechnet man die Kosten eines Meetings?

Teilnehmerzahl mal Dauer mal Vollkosten je Person und Stunde, zuzüglich der Vorbereitung. Acht Personen eine Stunde lang kosten bei 32,94 Euro Vollkosten 263,51 Euro; mit zehn Minuten Vorbereitung je Person werden daraus 307,43 Euro.

Was sind Vollkosten?

Der Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, geteilt durch die Jahresarbeitsstunden. Der Bruttostundenlohn allein unterschätzt die Kosten um den Arbeitgeberanteil.

Wofür ist die Zahl gut?

Als Vergleichsmaßstab. Ein wöchentlicher Termin mit zwanzig Personen bindet im Jahr 140 Arbeitstage; dieselbe Frage per Umlaufbeschluss zu klären, kostet einen Bruchteil davon.

Wie viele Stunden im Jahr rechnet der Rechner?

Die Wochenstunden mal 52,18 — die durchschnittliche Zahl der Wochen im Jahr. Bei 40 Wochenstunden sind das 2.087 Stunden, aus denen sich der Stundenlohn ergibt.

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