Calculadora de coste de una reunión

PorOleh Soloninactualizado el 25 de septiembre de 2026

Resultado

8 personas durante 60 minutos cuestan 188,88 € — con 48 reuniones al año son 9066,46 €.

Coste de una reunión

188,88 €

Coste por minuto

2,70 €

Coste al año

9066,46 €

Coste horario aplicado

20,24 € por persona y hora, en bruto 15,33 €

Equivale a jornadas

1,17 jornadas por reunión, 56 al año

Cómo sale el número

8 personas × (60 minutos de reunión + 10 de preparación) × 20,24 € de coste real por hora ÷ 60 = 188,88 € por reunión; × 48 reuniones = 9066,46 € al año.

El resultado es orientativo y no sustituye a una asesoría profesional.

Lo que cuesta una reunión en tiempo de trabajo, con cotización de empresa y preparación.

Una reunión cuesta el tiempo de trabajo de todos los que están dentro, y ese tiempo vale más que el salario bruto. Con 32.000 euros anuales y jornada de 40 horas, la hora sale a 15,33 euros; con la cuota patronal, a algo más de 20.

Ocupar a ocho personas durante una hora cuesta entonces unos 162 euros. Repetido cada semana pasa de 7700 euros al año, y la preparación todavía no está contada.

Cómo usar la calculadora

Escribe el número de asistentes y la duración en minutos.
Escribe el salario bruto anual medio de los asistentes y sus horas semanales.
Escribe la cotización de empresa y los costes indirectos en porcentaje: es lo que convierte el bruto en coste real.
Escribe el tiempo de preparación y cuántas veces al año se repite la reunión.

Lo que cuesta cada asistente de más

Cada fila es una pasada de esta calculadora con 60 minutos de duración, 48 reuniones al año y los datos salariales preajustados. El coste crece en línea recta con el número de asistentes.

Lo interesante es la última columna: una reunión semanal de veinte personas se lleva, con la preparación, casi tres jornadas por sesión y 140 al año; solo la asistencia son 120 — más de media plaza.

Pasadas de esta calculadora con 60 minutos de duración y 48 reuniones al año.
Asistentes	Por reunión	Al año con 48 reuniones	Jornadas por reunión
4	94,44 €	4533,23 €	0,58
6	141,66 €	6799,85 €	0,88
8	188,88 €	9066,46 €	1,17
12	283,33 €	13.599,69 €	1,75
20	472,21 €	22.666,16 €	2,92

Por qué el coste horario supera al salario

Al salario bruto se le suma la cuota patronal a la Seguridad Social, que con los tipos generales suma cerca del 30 por ciento entre contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación y el mecanismo de equidad intergeneracional, y sube con la prima de accidentes de trabajo que corresponda a la actividad. Las vacaciones y los festivos no se descuentan aquí: el salario se reparte entre las horas teóricas del año, así que la cifra es un suelo.

Los costes de puesto de trabajo —oficina, equipo, licencias— van todavía por encima. La calculadora los deja fuera, así que la cifra que devuelve es un suelo: quien los conozca puede sumarlos a la cotización de empresa y volver a calcular.

Lo que la cifra no dice

Una reunión cara no es automáticamente una mala reunión: una decisión que de otro modo se quedaría tres semanas parada vale de sobra esos 162 euros. La cifra no responde a si hacía falta, sino a cuánto cuesta.

Su utilidad está en la comparación: resolver lo mismo por escrito cuesta una fracción. Y deja ver lo que significa invitar a una persona más: con ocho asistentes, cada añadido cuesta unos 20 euros por hora.

Fuentes

Cifras vigentes en 2026. Los resultados son orientativos y no sustituyen a una asesoría laboral o fiscal.

Preguntas frecuentes

¿Qué salario pongo?

La media de quienes asisten. Si hay dirección en la sala, la media sube bastante, y por eso su presencia es la partida más cara de cualquier reunión.

¿La preparación cuenta de verdad?

Sí, es tiempo de trabajo retribuido igual que la reunión. Diez minutos por asistente encarecen una ronda de una hora con ocho personas alrededor de un diecisiete por ciento.

¿Cómo se calcula el coste de una reunión?

Asistentes por la suma de duración y preparación, por el coste real de una hora de trabajo, entre sesenta. Ocho personas, una hora de reunión y diez minutos de preparación cada una son 8 × 70 minutos a 20,24 € la hora: 188,88 €. Sin contar la preparación serían 161,90 €.

¿Qué es el coste real por hora?

El salario bruto más la cuota patronal, dividido entre las horas de trabajo del año. El bruto por hora a secas subestima el gasto justo en esa cuota.

¿Para qué sirve esta cifra?

Como medida de comparación. Una reunión semanal de veinte personas se lleva 140 jornadas al año con la preparación; resolver lo mismo por escrito cuesta una fracción de eso.

¿Cuánto cuesta invitar a una persona más?

Su coste real por hora, multiplicado por la duración más su preparación. Con los valores de partida son unos 24 euros por cada asistente añadido a una reunión de una hora, y esa cifra se repite en cada sesión del año.

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